ASystem – это автоматизированная система управления полиграфическим предприятием, обладающая очень широким функционалом.

Система предназначена для предприятий и подразделений производящих рекламную полиграфию, книжно-журнальную продукцию, упаковку (гибкую и картонную), этикеточную и сувенирную продукцию и другие виды продукции с использованием любых видов оборудования.

Основные функции – оперативное управление основным производством и бизнес-процессами типографии, управленческий учет, анализ результатов производственной деятельности.

Система управления полиграфическим предприятием

Система управления ASystem реализует типовые бизнес-процессы существующие на большинстве полиграфических предприятий. Типовая конфигурация системы  представлена на рисунке выше.

Система работает в режиме клиент-сервер и обеспечивает стабильную производительность независимо от количества подключенных рабочих мест. Количество рабочих мест не ограничивается.

ASystem позволяет:

  • производить расчет стоимости и себестоимости заказа, нормативного времени выполнения производственных операций, а также потребности в основных материалах и бумаге;
  • производить контроль за всеми стадиями выполнения заказа, от получения макета заказа от клиента, до отгрузки уже готовой продукции,
  • регистрировать хозяйственные операции реализации готовой продукции в произвольной валюте и отслеживать состояние взаиморасчетов с клиентами;
  • планировать загрузку оборудования и оценивать время выполнения каждой стадии технологического процесса;
  • планировать потребность в материалах и бумаге и отслеживать их своевременную подготовку;
  • управлять процессом производства заказа, оперативно корректировать технологический маршрут и параметры технологических операций, оценивая влияние изменения технологии на себестоимость заказа;
  • регистрировать параметры прохождения заказа по технологическому маршруту и фактический расход ресурсов;
  • анализировать результаты производственной и коммерческой деятельности предприятия;
  • обмениваться данными с различными внешними системами (например, системой бухгалтерского учета 1С или другими)

ASystem поддерживает следующие бизнес-функции:

Регистрация заявки и расчет полиграфического заказа

Рис.2 Расчет заказа по шаблонуРис.3. Технологическое описаниеРис.4. Калькуляция заказаРис.5 Контроль качества описанияРис. 6. Список заказов

Система обеспечивает несколько режимов оформления заказа:

  • по шаблону: как правило, с использованием мастера оформления типовых заказов (Рисунок 2). Режим предназначен для менеджера по продажам и обеспечивает быстрое оформление заказа путем заполнения/корректировки запрашиваемых параметров и ответов на простые вопросы; процедура оформления заказов с использованием мастера оформления не требует от пользователя знания технологии полиграфического производства и доступна менеджеру по продажам после краткого обучения.
  • по образцу: в качестве шаблона нового заказа используется любой заказ, зарегистрированный в системе;
  • полное описание: описание заказа выполняется «с нуля»; режим используется технологом или высококвалифицированным менеджером для описания нестандартных или принципиально новых изделий (Рисунок 3).

Результатом любого из предлагаемых режимов оформления является полное технологическое описание работы, пооперационный расчет стоимости и плановой себестоимости заказа, расчет расхода всех видов бумаги, материалов и краски, указанных в описании, расчет нормативного времени всех производственных процессов
Расчетное количество бумаги и основных материалов может быть зарезервировано на складе непосредственно в процессе оформления заказа.

Все ручные корректировки количественных и стоимостных показателей, внесенные в калькуляцию, регистрируются системой и отображаются в виде скидок и наценок по отношению к расчетным показателям. Система позволяет учитывать комиссионное вознаграждение, а также различные дополнительные статьи калькуляции (доставка, услуги курьера и т.п.) (Рисунок 4).

 В процессе расчета может быть осуществлен контроль правильности оформления заказа как с помощью встроенных функций, так и с помощью настраиваемых пользователем алгоритмов проверки. В результате проверки на экран выдаются либо предупреждения, после которых можно сохранить заказ, либо сообщения об ошибке, после которых сохранить заказ невозможно (Рисунок 5).

Оформленные заказы представлены в системе в виде таблицы (Рисунок 6), в колонках которой могут отображаться любые реквизиты заказов (номер, заказчик, наименование, тираж, вид, стоимость, менеджер, дата сдачи и т.д.), а также состояние взаиморасчетов по каждому заказу.

Система обеспечивает простой доступ к информации в разрезе заказов в следующем объеме:

  • список документов, связанных с реализацией (расчетные/платежные/товарные операции);
  • состояние заказа бизнес-процессе;
  • состояние заказа в производстве;
  • информация о заказчике;
  • наличие материалов под заказ.

Подготовка производственной документации

Технологическая карта заказаТехнологическая карта заказаЗадание колористуКоммерческое предложение заказчикуРасчет технологических отходов бумагиТребование на материалыДоговор с заказчиком

На основании зарегистрированной заявки и рассчитанного полиграфического заказа система автоматически сформирует пакет производственной и коммерческой  документации, в том числе:

  • коммерческое (ценовое) предложение;
  • договор с заказчиком на изготовление продукции;
  • технологическая карта заказа;
  • пооперационная технологическая карта;
  • требование на бумагу и материалы;
  • заявка на выполнение работ подрядчиком;
  • расшифровка технологических отходов бумаги;
  • калькуляция заказа;
  • задание колористу.

Планирование расхода материалов, резервирование материалов

Расчет потребности материалов под заказРезервированиеОформление заявки поставщикуРасчеты с поставщикамиРегистрация прихода от поставщика

Заявки на материалы, сформированные автоматически при оформлении заказов или введенные вручную, поступают в подсистему управления запасами. На основании заявок система автоматически резервирует свободные складские остатки или, в случае отсутствия материалов на складах, формирует заказы поставщикам.

ASystem поддерживает функции учета взаиморасчетов с поставщиками и подрядчиками, в том числе:

  • формирование заказов на поставку материалов и бумаги;
  • регистрация входящих счетов от поставщика;
  • регистрация оплаты бумаги и материалов;
  • регистрация поступления материалов на склады.

После поступления материалов на склад система автоматически резервирует материалы по необеспеченным заявкам.

Планирование и диспетчеризация производства

 Диаграмма техпроцесса заказаЗагрузка производства (диаграмма Ганта)Диспетчеризация (вариант 1) Диспетчеризация (вариант 2) Диспетчеризация (диаграмма)

Технологический маршрут любого заказа описывается диаграммой технологического процесса, которая определяет последовательность операций и возможность распараллеливания отдельных фрагментов технологического процесса .

Продолжительность операций определяется по результатам расчета заказа. Здесь же автоматически определяются временные лаги между последовательными операциями, которые позволяют учесть возможность начала операции, не дожидаясь окончания предыдущей, либо дополнительный технологический временной лаг между смежными операциями.

При автоматическом построении плана учитываются график работы оборудования и нормативные затраты времени на передачу полуфабрикатов между подразделениями.

Заказы помещаются в производственный план по установке пользователем соответствующей опции. При включении в производственный план пользователь выбирает алгоритм («как можно раньше» или «от даты сдачи»), а также приоритет заказа, управляющий последовательностью постановки заказов в план. Общая картина загрузки оборудования отображается на диаграмме Ганта.

Управление очередями заданий может производиться в любом из трёх режимов диспетчеризации – в виде очереди , в виде таблицы или диаграмма. Режимы диспетчеризации реализуют следующие функции:

  • изменение порядка операции в очереди;
  • перемещение операции с машины на машину;
  • фиксация операции по времени;
  • фиксация последовательности операций в начале очереди;
  • разделение операций на отдельные заводы;
  • корректировка продолжительности субопераций;
  • корректировка технологических параметров;
  • планирование простоев.

В режиме диспетчеризации каждое изменение, вносимое пользователем, сопровождается автоматическим пересчетом времени начала и продолжительности операций. Система оперативно сигнализирует о возникающих конфликтах, которые разрешаются вручную либо автоматически при пересчете плана.

После регистрации завершения операции она исчезает из соответствующей очереди заданий, при этом время завершения операции автоматически учитывается для корректировки плана.

Производственный учет

Регистрация факта на производствеСправочник "контроль качества"Регистрация инцидента в системе контроля качестваГрупповая регистрация факта выполнения операцийПроизводственные отчеты

ASystem позволяет регистрировать полное и частичное завершение технологических операций, выполнение внеплановых операций, незапланированные простои.

Вся информация о фактическом выполнении производственных заданий оперативно отображается в режиме диспетчеризации и учитывается при пересчете плана.

В процессе регистрации фактического выполнения операций обеспечивается ввод следующей информации :

  • дата/время начала операции;
  • дата/время окончания операции;
  • фактическая выработка;
  • исполнители;
  • фактический расход бумаги и материалов;
  • проблемы при выполнении операции.

Регистрируются случаи аварийного завершения с указанием причины и следствий – повторного выполнения или снятия операции.

Информация о зарегистрированном расходе материалов и бумаги автоматически передается в подсистему складского учета.

Регистрация фактического выполнения может производиться как из режима диспетчеризации, так и через несколько специализированных интерфейсов, ориентированных как на централизованную регистрацию, так и на ввод данных исполнителем непосредственно на рабочем месте.

Оперативная производственная отчетность

Производственные отчетыОтчет о простояхФактический расход материалов по группамФактический расход материалов по заказамИтоговый отчет о работе исполнителя
Протокол работы исполнителяЗагрузка оборудования по датамФактическая выработка оборудованияИспользование фонда рабочего времени оборудования 

ASystem автоматически формирует оперативную производственную отчетность. Автоматизация производственного планирования позволяет оперативно подготовить пакет плановых документов, в том числе:

  • график работы сотрудников;
  • графики прохождения заказов;
  • сменные задания;
  • пооперационный план работ и другие отчеты.

На основании введенных в систему фактических данных о прохождении заказов в производстве ASystem формирует следующие группы отчетов:

  • отчеты о выполнении производственного плана за период;
  • отчеты о загрузке оборудования за период;
  • отчеты о работе производственного персонала за период;
  • отчеты о фактическом расходе материалов и отклонении его от плана за период;
  • отчеты по качеству за период.

Складской учет

Номенклатурный справочникПараметры оснасткиРегистрация операция по складуОстатки материалов на складеАдресное хранение на складеОбороты по складуОборотная ведомость склада

ASystem позволяет учитывать наличие и движение производственных запасов на полиграфическом предприятии. Поддерживается структура складского хозяйства и мест хранения любой сложности.

Функции складского учета включают в себя:

  • ведение номенклатурного справочника;
  • ввод/редактирование начальных остатков;
  • регистрацию операций движения материалов;
  • оперативное получение информации о наличии и движении производственных запасов в любых разрезах.

Подсистема складского учета ASystem реализует ряд уникальных функций, ориентированных на полиграфическое предприятие:

  • произвольная классификация производственных запасов;
  • индивидуальный настраиваемый набор реквизитов группы однотипных материалов;
  • автоматическое формирование наименований и артикулов;
  • автоматический пересчет количественных показателей в другие единицы измерения (например, лист-кг-пачка-палетта-кв.м);
  • регистрация хозяйственных операций в любой единице измерения, допустимой для учета материала;
  • система адресного хранения;
  • учет рулонных материалов в разрезе отдельных рулонов;
  • регистрация операций прихода и расхода в любой валюте;
  • три независимые цены: учетная, нормативная и продажная;
  • дополнительные операции «Акт на резку», «Смешивание пантона», «Преобразование», «Передача в переработку», «Возврат из переработки»;
  • специальные режимы расчета параметров и описания оснастки и инструментов.

Учет готовой продукции, взаиморасчеты с заказчиками, подготовка расчетных и отгрузочных документов

Расчет заказа в разрезе номенклатуры продукцииДокументы по реализации по конкретному заказуСостояние взаиморасчетов по заказуСостояние взаиморасчетов с заказчикомОписание продукции (упаковка) для контрактных поставок

Система позволяет описывать заказы, результатом выполнения которых является несколько видов изделий. Соответственно, в результате расчета таких заказов определяется как стоимость заказа в целом, так и цена отдельных изделий. Расчет стоимости заказа может производиться как на основании калькуляции, включающей в себя стоимость работы, бумаги и материалов, так и по прайсу на типовые (или договорные) виды изделий.

Уникальная готовая продукция может создаваться и привязываться к заказу (деталям заказа) автоматически на основании заданных алгоритмов. Повторяющаяся готовая продукция должна быть привязана к заказу (деталям заказа) вручную.

Расчет стоимости заказа производится в валюте, используемой для внутреннего учета на предприятии.

ASystem обеспечивает выписку счетов на оплату, отгрузочных документов и регистрацию оплаты заказа. Перечисленные операции могут быть зарегистрированы в произвольной валюте с пересчетом по кросс-курсу.

ASystem обеспечивает учет взаиморасчетов как в разрезе заказчиков, так и в разрезе отдельных заказов.

Регистрация поступления готовой продукции на склад происходит автоматически по факту ввода в систему информации о завершении последней технологической операции по заказу. Списание продукции со склада происходит при оформлении отгрузочных документов.

ASystem позволяет корректно обрабатывать практические ситуации, возникающие на складе готовой продукции, а именно: сверхтираж и недостаточный тираж, отгрузку продукции частями и т.д.

Клиентская база, управление взаимоотношениями с заказчиками и поставщиками

Основные данные контрагентаУчетные данные контрагентаБаза договоров с клиентомКонтактные лица контрагента
Настройка напоминаний Текущие задолженности и список документовПривязка графика платежей к контрагентуСостояние взаиморасчетов с контрагентом

Справочник контрагентов предназначен для хранения учетной информации о заказчиках, подрядчиках, поставщиках предприятия.

Система поддерживает набор произвольных независимых классификаторов контрагентов, а также индивидуальную настройку состава учетных реквизитов для каждой группы.

Система обеспечивает хранение следующих видов данных по контрагенту:

  • учетные реквизиты и классификация;
  • справочник договоров;
  • справочник банковских счетов;
  • справочник контактных лиц контрагента;
  • справочник задач по работе с контрагентом;
  • справочник сведений о контрагенте;
  • список хозяйственных операций и текущее состояние взаиморасчетов;
  • напоминания о действиях, которые запланированы по данному контрагенту;
  • регистрация результатов контактов с представителями контрагента;
  • учетная информация для доступа контрагента к личному кабинету через систему онлайн обслуживания ASystemWeb.

Справочник контрагентов отображается в виде таблицы с настраиваемым составом колонок, содержащих реквизиты.

Удобство доступа к информации обеспечивают:

  • классификаторы;
  • различные разрезы информации (по контрагентам, договорам, банковским счетам, контактным лицам, задачам, сведениям);
  • функция фильтрации по заданным пользователем условиям;
  • функция поиска. 

Расчет себестоимости и анализ эффективности производства

Расчет плановой себестоимостиРасчет фактической себестоимостиРасчет фактической себестоимости - аналитикаПлан/факт анализ себестоимости за периодРасшифровка себестоимости заказаАнализ себестоимости материалов

ASystem позволяет решить следующие задачи:

  • расчет плановой себестоимости машино-часа;
  • расчет плановой себестоимости единицы выработки;
  • расчет фактической себестоимости машино-часа;
  • расчет фактической себестоимости единицы выработки;
  • расчет фактической себестоимости заказов .

Система позволяет настроить произвольную модель распределения косвенных затрат и отнести их на конкретные единицы оборудования.

В качестве прямых затрат рассматриваются:

  • расход бумаги на заказ;
  • расход основных материалов на заказ;
  • прямая заработная плата;
  • расходы на оплату услуг субподрядчиков;
  • комиссионное вознаграждение;
  • дополнительные статьи калькуляции.

Плановые прямые затраты определяются в процессе расчета заказа, фактические – системой производственного учета.

Используя нормативные значения косвенных затрат и данные о плановой загрузке оборудования, подсистема рассчитывает плановую себестоимость работы оборудования, которая используется при расчете плановой себестоимости заказа.

В процессе регистрации фактической выработки подсистемой производственного учета накапливаются данные о зарегистрированной длительности работ и фактической выработке. Данные о сумме фактических косвенных затрат вводятся вручную или импортируются автоматически из ASystem или внешней системы финансового учета. В результате выполняется расчет фактической себестоимости работы оборудования и фактической себестоимости заказов.

ASystem, по результатам обработки данных по себестоимости, предоставляет аналитическую отчетность, позволяющую определить заказы, технологические процессы, ресурсы себестоимость которых не соответствует плановым значениям и требуют внимания руководства предприятия. 

Анализ рентабельности и результатов работы отдела продаж

Отчет о работе менеджеровАнализ прибыли по менеджерамАнализ продаж по клиентамРентабельность по видам продукцииРасчеты с заказчиками
Заказы с заниженной стоимостьюПрибыль по отгрузкеПрибыль по видам отгруженной продукцииЗадолженности контрагентов 

На этапе расчета и оформления заказа сотрудник отдела продаж закладывает определенную прибыль. Но в процессе прохождения заказа могут возникнуть отклонения от запланированных показателей. Они связаны с ошибками на этапе оформления заказа, например, неверная раскладка, неправильный формат печати, ошибки в описании и параметрах технологического процесса. Кроме того, отклонения в процессе производства существенно влияют на фактическую рентабельность заказа.

ASystem позволяет проанализировать фактические отклонения рентабельности на каждом этапе прохождения заказа и установить взаимосвязи отклонений с различными факторами: заказчиком, сотрудником отдела продаж, видом продукции, параметрами заказа, наценками и скидками и массой других факторов.

Результаты анализа включаю следующую информацию :

  • план/факт анализ движения денежных средств;
  • аналитика по заказчикам (активность, обороты и прибыль, задолженности);
  • аналитика по менеджерам (соотношение рассчитанных заказов к реализованным, количество заказов за период, объемы,прибыль);
  • аналитика по видам продукции (оборот, прибыль, рентабельность, соотношение работа/материалы и т.д.);
  • аналитика по видам оборудования (загрузка, прибыль, рентабельность и.т.д.);
  • аналитика по взаиморасчетам с поставщиками и подрядчиками;
  • аналитика по отгруженной продукции и незавершенному производству;
  • аналитика по задолженностям и выполнению плана реализации продукции.

Каждая группа включает в себя набор отчетов, позволяющих оценить эффективность работы предприятия в соответствующем разрезе и выполнить анализ план/факт.

Полученные результаты могут быть экспортированы в наиболее распространенные форматы обмена данными для дальнейшей обработки и анализа.

Подсистема управления доступом ASystemAccess

Система управления доступом ASystemAccessПодсистема управления доступом  ASystemAccess – это отдельное приложение, которое включено в комплект ASysyem. Подсистема обеспечивает централизованное управление правами пользователей по доступу к информации. Кроме того, подсистема реализует ряд сервисных функций, таких как создание резервных копий и их восстановление, контроль за активностью пользователей с возможностью их отключения от системы и ряд других.

Подсистема управления доступом решает следующие задачи:

  • добавление/удаление пользователей системы;
  • изменение паролей доступа;
  • группировка пользователей;
  • управление правами доступа групп пользователей и отдельных пользователей к информации.

Подсистема управления доступом позволяет регламентировать доступ к следующим функциям системы и видам информации:

  • доступ к пунктам меню системы;
  • доступ к отдельным информационным блокам заказа (технологическим, финансовым);
  • доступ к отчетам системы;
  • доступ к заказам других пользователей;
  • доступ к контрагентам других пользователей;
  • доступ к событиям по заказу;
  • доступ к состояниям заказа;
  • доступ к отдельным веткам классификаторов бумаги, материалов и готовой продукции;
  • доступ к отдельным учетным операциям;
  • доступ к диспетчеризации и регистрации факта в разрезе оборудования;
  • доступ к складам (местам хранения).

Подсистема обмена данными с внешними системами ASystemExchange

Система ASystemExchange предназначена для обмена данными с внешними системами (Рисунок 20). ASystemExchange входит в стандартную поставку ASystem.

ASystem - обмен данными с 1С и другими системамиASystemExchange может осуществлять импорт и экспорт данных в формате XML. Кроме того, возможен импорт данных в формате CSV (текстовый файл с разделителями).

Могут экспортироваться и импортироваться следующие объекты:

  • Справочник контрагентов (включая договоры, банковские счета и контактные лица).
  • Справочники материалов и готовой продукции.
  • Справочник валют.
  • Справочник единиц измерения.
  • Учетные операции (как операции реализации и расчетов с поставщиками и подрядчиками, так и складские операции).

Предусмотрена гибкая настройка реквизитов объектов для экспорта/импорта.

Есть возможность работы ASystemExchange в автоматическом режиме.

Особенности проекта ASystem

  • ASystem – это специализированная полиграфическая система. Это не доработка бухгалтерской системы и не локализация универсальной ERP-системы. ASystem изначально проектировалась с учетом особенностей производственных процессов полиграфического предприятия.
    Проект ASystem включает в себя работы специалиста по установке системы на оборудовании заказчика и индивидуальной настройке системы. Особое внимание уделяется обучению пользователей самостоятельной настройке. Доступны услуги службы технической поддержки. Все это позволяет в предельно сжатые сроки построить компьютерное управление и учет на Вашем предприятии.
  • ASystem интегрирует функции учета и управления в объеме полного производственного цикла исполнения полиграфического заказа от приема предварительной заявки до отгрузки готовой продукции; особое внимание уделяется управлению производством, управлению ресурсами, производственной аналитике, анализу финансовых результатов.
  • ASystem функционирует в рамках сложной организационной и производственной структуры предприятия, обеспечивает единое информационное пространство территориально удаленных производственных и коммерческих подразделений, а также группы предприятий, включенных в единый бизнес-процесс.
  • ASystem обеспечивает описание самого сложного полиграфического изделия, выполняет автоматический расчет расхода материалов и бумаги с учетом техотходов, плановой себестоимости и стоимости заказа с учетом наценок и скидок, агентского вознаграждения, давальческого сырья и др., подготовку производственной и коммерческой документации.
  • ASystem моделирует любые производственные процессы полиграфического предприятия: дизайн, предпечать, листовую и ролевую печать (в том числе флексо), переплетно-брошюровочные и отделочные процессы, упаковку, отгрузку. Автоматизация процесса планирования и специализированные программные и аппаратные средства регистрации прохождения заказов и контроля качества позволяют эффективно управлять полиграфическим производством.
  • ASystem автоматизирует работу складского хозяйства полиграфического предприятия, в том числе склада готовой продукции.
  • ASystem открыта для интеграции с другими информационными системами и программными продуктами (бухгалтерия, CRM, производственные системы).
  • ASystem инсталлирована более чем на 150 полиграфических предприятиях. Предложения и замечания пользователей системы анализируются и учитываются при разработке новых версий системы, которые предоставляются в рамках программы технической поддержки.
  • ASystem используется в качестве учебного пособия ведущими полиграфическими вузами России и Украины.