ASystem — система управления полиграфическим предприятием

ASystem – это система управления полиграфическим и упаковочным производством класса MIS (Management Information System).  Обеспечивает оперативное управление основным производством и бизнес-процессами типографии, а также управленческий учет и анализ результатов производственной деятельности.

Система управления ASystem реализует типовые бизнес-процессы существующие на большинстве полиграфических предприятий.

Преимущества

  • специализированная отраслевая система;
  • широчайшая функциональность «из коробки». Адаптация под самое сложное производство сводится к настройкам через пользовательский интерфейс и доступна специалистам предприятия. Доработка силами программистов не требуется;
  • не зависит ни от каких других программных продуктов сторонних разработчиков, их лицензий и обновлений;
  • единоразовая оплата. Никаких обязательных ежемесячных платежей. Лицензии без ограничения на срок действия;
  • система реально работает. Сотни инсталляций в РФ и за рубежом;
  • поставляется и внедряется разработчиком. Огромный опыт внедрений;
  • ASystem используется в качестве учебного пособия на полиграфических специальностях ведущих вузов России, Украины, Республики Беларусь.

Функции

ASystem позволяет:

  • производить расчет стоимости и себестоимости заказа, времени выполнения производственных операций, а также потребности в основных материалах и бумаге;
  • контролировать все стадии выполнения заказа — от получения макета от клиента до отгрузки уже готовой продукции;
  • регистрировать операции по реализации готовой продукции и отслеживать состояние взаиморасчетов с клиентами;
  • планировать загрузку оборудования и оценивать время выполнения каждой стадии технологического процесса;
  • планировать расход материала и бумаги, отслеживать их своевременную подготовку;
  • управлять процессом производства заказа, оценивать, как изменение технологии влияет на себестоимость;
  • регистрировать фактический расход ресурсов;
  • анализировать результаты производственной и коммерческой деятельности предприятия;
  • обмениваться данными с различными внешними системами (например, 1С, Bitrix24 и др.)

Расчёт полиграфического заказа

Система обеспечивает несколько режимов оформления заказа:

  • по шаблону: Режим предназначен для менеджера по продажам и обеспечивает быстрое оформление заказа путем заполнения/корректировки запрашиваемых параметров и ответов на простые вопросы (процедура оформления заказов с использованием мастера оформления не требует знания технологии полиграфического производства и доступна менеджеру по продажам после краткого обучения);
  • по образцу: В качестве шаблона нового заказа используется любой заказ, зарегистрированный в системе;
  • полное описание: Описание заказа выполняется «с нуля». Режим предназначен для технолога или высококвалифицированного менеджера для описания нестандартных или принципиально новых изделий.

Результат использования любого режима:

  • полное технологическое описание работы;
  • пооперационный расчет стоимости и плановой себестоимости заказа;
  • расчет расхода всех видов материалов, указанных в описании;
  • расчет нормативного времени всех производственных процессов;
  • расчетное количество всех основных материалов может быть зарезервировано на складе непосредственно в процессе оформления заказа.

Все ручные корректировки регистрируются системой и отображаются в виде скидок и наценок к расчетным показателям. Система позволяет учитывать комиссионное вознаграждение, а также все дополнительные статьи расходов (доставка, таможенные сборы и т.п.)

С помощью встроенных функций либо ручных настроек алгоритмов проверки может быть осуществлен контроль правильности оформления заказа. В результате проверки на экран выдаются либо предупреждения, после которых можно сохранить заказ, либо сообщения об ошибке, после которых сохранить заказ невозможно .

Оформленные заказы представлены в системе в виде таблицы, в колонках которой могут отображаться любые реквизиты заказов (номер, заказчик, наименование, тираж, вид, стоимость, менеджер, дата сдачи и т.д.), а также состояние взаиморасчетов по каждому заказу.

Система обеспечивает простой доступ к информации в разрезе заказов в следующем объеме:

  • список документов, связанных с реализацией (расчетные/платежные/товарные операции);
  • состояние заказа бизнес-процессе;
  • состояние заказа в производстве;
  • информация о заказчике;
  • наличие материалов под заказ.

Клиентская база

ASystem хранит информацию о заказчиках, подрядчиках, поставщиках предприятия.

Система поддерживает набор произвольных независимых классификаторов контрагентов, а также индивидуальную настройку состава для каждой группы.

Система обеспечивает хранение данных по контрагенту:

  • учетные реквизиты и классификация;
  • справочник договоров;
  • справочник банковских счетов;
  • справочник контактных лиц контрагента;
  • справочник задач по работе с контрагентом;
  • справочник сведений о контрагенте;
  • список хозяйственных операций и текущее состояние взаиморасчетов;
  • напоминания о действиях, которые запланированы по данному контрагенту;
  • регистрация результатов контактов с представителями контрагента;
  • учетная информация для доступа контрагента к личному кабинету через систему онлайн обслуживания ASystemWeb.

Если предприятие хочет задействовать в отделе продаж мощную CRM, интегрированную с множеством сервисов (телефония, сайты, чаты, e-mail, и т.д),  можем предложить интеграцию ASystem  с Bitrix24.

Подготовка к производству

На основании зарегистрированной заявки и рассчитанного заказа система автоматически сформирует пакет документации, в том числе:

  • коммерческое (ценовое) предложение;
  • договор с заказчиком на изготовление продукции;
  • технологическая карта заказа;
  • пооперационная технологическая карта;
  • требование на бумагу и материалы;
  • заявка на выполнение работ подрядчиком;
  • расшифровка технологических отходов бумаги;
  • калькуляция заказа;
  • задание колористу.

Планирование расхода материалов, резервирование

Заявки на материалы поступают в подсистему управления запасами. На основании заявок система автоматически резервирует свободные складские остатки или, в случае их отсутствия, формирует заказы поставщикам.

ASystem поддерживает функции учета взаиморасчетов с поставщиками и подрядчиками:

  • формирование заказов на поставку материалов и бумаги;
  • регистрация входящих счетов от поставщика;
  • регистрация оплаты бумаги и материалов;
  • регистрация поступления материалов на склады.

После поступления материалов на склад система автоматически резервирует материалы по необеспеченным заявкам.

Планирование и диспетчеризация производства

Технологический маршрут любого заказа описывается диаграммой технологического процесса, которая определяет последовательность операций.

При автоматическом построении плана учитываются график работы оборудования и нормативные затраты времени на передачу полуфабрикатов между подразделениями.

При включении заказа в производственный план пользователь выбирает алгоритм («как можно раньше» или «от даты сдачи»), а также приоритет заказа, управляющий последовательностью постановки заказов в план.

Управление очередями заданий может производиться в любом из трёх режимов диспетчеризации – в виде очереди, в виде таблицы или диаграмма. Режимы диспетчеризации реализуют следующие функции:

  • изменение порядка операции в очереди;
  • перемещение операции с машины на машину;
  • фиксация операции по времени;
  • фиксация последовательности операций в начале очереди;
  • разделение операций на отдельные заводы;
  • корректировка продолжительности субопераций;
  • корректировка технологических параметров;
  • планирование простоев.

В режиме диспетчеризации каждое изменение, вносимое пользователем, сопровождается автоматическим пересчетом времени начала и продолжительности операций. Система оперативно сигнализирует о возникающих конфликтах, которые разрешаются вручную либо автоматически при пересчете плана.

После регистрации завершения операции она исчезает из очереди заданий, при этом время завершения операции автоматически учитывается для корректировки плана.

Производственный учет

ASystem позволяет регистрировать полное и частичное завершение технологических операций, выполнение внеплановых операций, незапланированные простои.

Вся информация о фактическом выполнении производственных заданий оперативно отображается в режиме диспетчеризации и учитывается при пересчете плана.

В процессе регистрации фактического выполнения операций обеспечивается ввод следующей информации:

  • дата/время начала операции;
  • дата/время окончания операции;
  • фактическая выработка;
  • исполнители;
  • фактический расход бумаги и материалов;
  • проблемы при выполнении операции.

В системе регистрируются случаи аварийного завершения с указанием причины и следствий – повторного выполнения или снятия операции. Информация о зарегистрированном расходе материалов и бумаги автоматически передается в подсистему складского учета.

Наиболее эффективное решение для производственного учёта – использование центров регистрации ASystemTouch, обеспечивающих управление производственными участками в режиме онлайн.

Оперативная производственная отчетность

ASystem автоматически формирует оперативную производственную отчетность. Автоматизация производственного планирования позволяет оперативно подготовить пакет плановых документов:

  • график работы сотрудников;
  • графики прохождения заказов;
  • сменные задания;
  • пооперационный план работ и другие отчеты.

На основании фактических данных о прохождении заказов в производстве ASystem формирует следующие группы отчетов:

  • отчеты о выполнении производственного плана за период;
  • отчеты о загрузке оборудования за период;
  • отчеты о работе производственного персонала за период;
  • отчеты о фактическом расходе материалов и отклонении его от плана за период;
  • отчеты по качеству за период.

Складской учет

ASystem позволяет учитывать наличие и движение производственных запасов на полиграфическом предприятии. Поддерживается структура складского хозяйства и мест хранения любой сложности.

Функции складского учета включают в себя:

  • ведение номенклатурного справочника;
  • ввод/редактирование начальных остатков;
  • регистрацию операций движения материалов;
  • оперативное получение информации о наличии и движении производственных запасов в любых разрезах.

Подсистема складского учета ASystem реализует ряд уникальных функций, ориентированных на полиграфическое предприятие:

  • произвольная классификация производственных запасов;
  • индивидуальный настраиваемый набор реквизитов группы однотипных материалов;
  • автоматическое формирование наименований и артикулов;
  • автоматический пересчет количественных показателей в другие единицы измерения (например, лист-кг-пачка-паллета-кв.м);
  • регистрация хозяйственных операций в любой единице измерения, допустимой для учета материала;
  • система адресного хранения;
  • учет рулонных материалов в разрезе отдельных рулонов;
  • регистрация операций прихода и расхода в любой валюте;
  • три независимые цены: учетная, нормативная и продажная;
  • дополнительные операции «Акт на резку», «Смешивание пантона», «Преобразование», «Передача в переработку», «Возврат из переработки»;
  • специальные режимы расчета параметров и описания оснастки и инструментов.

Если на складе предполагается использование технологии штрихового кодирования, можем предложить весьма функциональное и масштабируемое решение.

Учет готовой продукции, взаиморасчеты с заказчиками, подготовка расчетных и отгрузочных документов

Система позволяет описывать заказы, результатом выполнения которых является несколько видов изделий. Соответственно, в результате расчета таких заказов определяется как стоимость заказа в целом, так и цена отдельных изделий. Расчет стоимости заказа может производиться как на основании расчетов, так и по прайсу на типовые (или договорные) виды изделий.

ASystem обеспечивает выписку счетов на оплату, отгрузочных документов и регистрацию оплаты заказа. Перечисленные операции могут быть зарегистрированы в произвольной валюте с пересчетом по кросс-курсу.

Уникальная готовая продукция может создаваться и привязываться к заказу/деталям заказа автоматически на основании заданных алгоритмов. Повторяющаяся готовая продукция должна быть привязана к заказу/деталям заказа вручную.

После ввода информации о завершении последней операции по заказу — регистрация поступления готовой продукции на склад происходит автоматически. Списание продукции со склада происходит при оформлении отгрузочных документов.

Таким образом, ASystem позволяет корректно обрабатывать практические ситуации, возникающие на складе готовой продукции, а именно: сверхтираж и недостаточный тираж, отгрузку продукции частями и т.д.

Расчет себестоимости и анализ эффективности производства

ASystem позволяет рассчитать плановую и фактическую себестоимость единиц выработки, машино-часа и заказов, используя нормативные значения косвенных затрат.

Система позволяет настроить произвольную модель распределения косвенных затрат и отнести их на конкретные единицы оборудования.

Плановые прямые затраты (расход материалов, заработная плата, расходы на оплату услуг субподрядчиков и др.) определяются в процессе расчета заказа, фактические – системой производственного учета.

По результатам обработки данных по себестоимости, ASystem предоставляет аналитическую отчетность. Она позволяет определить заказы, технологические процессы и ресурсы, себестоимость которых не соответствует плановым значениям и требует внимания руководства предприятия. 

Анализ рентабельности и результатов работы отдела продаж

  • виды продукции (оборот, прибыль, рентабельность, соотношение работа/материалы и т.д.);
  • виды оборудования (загрузка, прибыль, рентабельность и.т.д.);
  • взаиморасчеты с поставщиками и подрядчиками;
  • отгруженная продукция и незавершенное производство;
  • задолженности и выполнение плана реализации продукции.

Полученные результаты могут быть экспортированы в наиболее распространенные форматы для дальнейшей обработки и анализа.

Подсистема управления доступом ASystemAccess

Подсистема управления доступом  ASystemAccess — это отдельное приложение, которое включено в комплект ASystem.

Подсистема позволяет:

  • добавлять/удалять пользователей системы;
  • изменять пароли доступа;
  • группировать пользователей;
  • централизованно управлять правами пользователей по доступу к информации (меню системы, отчеты, заказы и т.д.);
  • контролировать активность пользователей;
  • отключать пользователей от системы и др.

Подсистема обмена данными с внешними системами ASystemExchange

Система ASystemExchange предназначена для обмена данными с внешними системами. ASystemExchange входит в стандартную поставку ASystem.

ASystemExchange может осуществлять импорт и экспорт данных в формате XML. Кроме того, возможен импорт данных в формате CSV (текстовый файл с разделителями).

Могут экспортироваться и импортироваться следующие объекты:

  • справочник контрагентов (включая договоры, банковские счета и контактные лица);
  • справочники материалов и готовой продукции;
  • справочник валют;
  • справочник единиц измерения;
  • учетные операции (как операции реализации и расчетов с поставщиками и подрядчиками, так и складские операции).

Предусмотрена гибкая настройка реквизитов объектов для экспорта/импорта.

Есть возможность работы ASystemExchange в автоматическом режиме.


Таким образом, ASystem — это специализированная полиграфическая система. Это не доработка бухгалтерской системы и не локализация универсальной ERP или CRM-системы. ASystem изначально проектировалась с учетом особенностей производственных процессов полиграфического предприятия.

Проект ASystem включает в себя работы специалиста по установке системы на оборудовании заказчика и индивидуальной настройке системы. Особое внимание уделяется обучению пользователей самостоятельной настройке. Доступны услуги службы технической поддержки. Все это позволяет в предельно сжатые сроки построить компьютерное управление и учет на Вашем предприятии.